Налогообложение компенсации за использование личного автомобиля

Компенсация сотрудникам за использование личного автомобиля

Налогообложение компенсации за использование личного автомобиля

Порядок выплаты федеральным госслужащим компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях утвержден Правительством РФ. Как отразить такие компенсации госслужащим в учете и как начислять налоги и взносы на компенсации за использование автомобиля, рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Компенсация за использование автомобиля гарантирована законодательно

Порядок выплаты федеральным госслужащим компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях утвержден постановлением Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563.

Как отразить такие компенсации госслужащим в учете и как начислять налоги и взносы на компенсации за использование автомобиля, рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства.

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, если работник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, за его использование, износ (амортизацию) полагается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием актива.

В этой статье указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Однако государственным ведомствам следует помнить, что Правительство РФ устанавливает правила выплаты компенсации госслужащим за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в служебных целях, а также порядок возмещения расходов, связанных с использованием федеральными государственными гражданскими служащими личных транспортных средств.

Так, с 13 июля 2013 года действует постановление Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563, которым утверждены непосредственно Правила, а также предельные размеры компенсаций.

До этого действовали нормы выплаты компенсации госслужащим за использование личных автомашин и мотоциклов в служебных целях, утвержденные двумя постановлениями Правительства РФ: от 20 июня 1992 г. № 414 и от 24 мая 1993 г. № 487.

Действующие нормы компенсации госслужащим за использование личного транспорта таковы:

  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 2400 руб. в месяц;
  • для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см – 3000 руб. в месяц;
  • для мотоциклов – 1200 руб. в месяц.

В то же время есть особенности выплаты компенсации за использование автомобиля сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю оборота наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов РФ. В частности, для них постановлением Правительства РФ от 17 января 2013 г. № 14 определены особый порядок и предельные размеры ежемесячной компенсации в связи с разъездным характером деятельности:

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см – 3300 руб.;
  • для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 4100 руб.;
  • для мотоциклов – 1650 руб. в месяц.

Согласно постановлению № 14, сотрудникам соответствующих ведомств, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности, компенсация выплачивается по утвержденным нормам.

Правила выплаты и возмещения расходов

Далее рассмотрим порядок выплаты сумм компенсации за использование автомобиля и возмещения расходов, согласно постановлению № 563.

Читайте также  Компенсации за использование личного автомобиля 2 НДФЛ

Для получения компенсации и возмещения расходов работник подает заявление работодателю, в котором указывается, в связи с исполнением каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

Максимальная сумма компенсации за использование личного автомобиля в месяц не должна превышать ее предельный размер, предусмотренный постановлением № 563.

Также особо отмечено, что расходы на приобретение горюче-смазочных материалов возмещаются согласно фактическим затратам, которые подтверждаются соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается учреждением в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего. При этом принимается во внимание:

  • необходимость использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • время использования личного транспорта в служебных целях.

Кстати, выплата компенсации за использование личного автомобиля в соответствии с постановлением № 563 предусмотрена и в том случае, если гражданский служащий отказался от предоставленного служебного транспорта с персональным закреплением. Тогда суммы выплачиваются по общим правилам (на основании поданного сотрудником заявления).

Отражение компенсации в бухгалтерском учете

Расчеты по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях учитываются на счете 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции по применению Единого плана счетов).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Бухгалтерские записи выглядят так:

операции Дебет Кредит
Начислена сумма компенсации сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам» 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполненных работ, услуг» 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
Выплачена сумма компенсации работнику 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

НДФЛ и страховые взносы

Рассматриваемые компенсации подпадают под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Там определено, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Что касается страховых взносов, они также не начисляются на все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей. Основание – подпункт 2 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Итак, поскольку компенсация за использование личного имущества в производственных целях предусмотрена трудовым законодательством, данные суммы не облагаются ни налогом на доходы физических лиц, ни взносами.

Если компенсация выплачена в рамках приносящей доход деятельности

Если сотрудник использует личное имущество в интересах бюджетного учреждения, но в рамках приносящей доход деятельности, компенсационные выплаты (в том числе и суммы, выплаченные в качестве возмещения расходов) могут уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но только если затраты экономически обоснованы и документально подтверждены. При этом следует помнить, что для целей налогового учета предусмотрено ограничение признания сумм компенсаций за использование личного автомобиля в производственных целях.

Читайте также  Компенсация похорон пенсионера МВД

Речь идет о постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

№ 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Согласно этому нормативному акту, для целей налогообложения прибыли рассматриваемые суммы учитываются в составе прочих расходов:

  • при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – в сумме 1200 руб. в месяц;
  • при использовании мотоцикла – 600 руб. в месяц;
  • при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя более 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Нормы постановления № 92 используются только при исчислении налога на прибыль.

Если сотрудник использует личный транспорт в рамках предпринимательской деятельности учреждения, суммы компенсации освобождаются от НДФЛ и взносов в размере, определяемом соглашением сторон. Подтверждает правомерность таких выводов и письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996.

Также смотрите:
– Выплата авторского вознаграждения в учреждении
– Натуральная оплата труда: налогообложение
– Признание затрат на бензин
– Учет технического обслуживания
– Уплата транспортного налога

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3508-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Налогообложение компенсации за использование личного автомобиля

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка).

Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей.

В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти здесь.

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

  • Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
  • Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
  • Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Как компенсировать

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях.

Читайте также  Почему перестали платить компенсацию за коммунальные услуги?

Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа.

В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

  • Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
  • Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
  • Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
  • Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах.

Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ.

Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92:

  • Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
  • Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
  • Мотоциклы – 600 руб.
  • Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Источник: https://zhazhda.biz/base/kompensaciya-rashodov-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya